ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷൻ: ഗ്ലോബൽ ടീമുകൾക്കായുള്ള ഇഷ്യൂ റെസല്യൂഷൻ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നു

ഇന്നത്തെ പരസ്പരബന്ധിതമായ ലോകത്ത്, ബിസിനസ്സുകൾ ആഗോളതലത്തിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു, വിവിധ സമയ മേഖലകളിലെയും സാംസ്കാരിക പശ്ചാത്തലങ്ങളിലെയും ഉപഭോക്താക്കളെയും ജീവനക്കാരെയും പിന്തുണയ്ക്കുന്നു. ഈ ആഗോള ലാൻഡ്‌സ്‌കേപ്പ് ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌കുകൾക്ക് കാര്യക്ഷമവും അളക്കാവുന്നതുമായ പ്രശ്‌നപരിഹാര വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ആവശ്യപ്പെട്ട് അതുല്യമായ വെല്ലുവിളികൾ ഉയർത്തുന്നു. ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷൻ ഒരു നിർണായക പരിഹാരമായി ഉയർന്നുവരുന്നു, ഇത് ഓർഗനൈസേഷനുകളെ പ്രക്രിയകൾ കാര്യക്ഷമമാക്കാനും സ്വമേധയായുള്ള ശ്രമം കുറയ്ക്കാനും മൊത്തത്തിലുള്ള പിന്തുണ അനുഭവം വർദ്ധിപ്പിക്കാനും സഹായിക്കുന്നു.

എന്താണ് ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷൻ?

ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷനിൽ ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് പരിതസ്ഥിതിയിലെ ആവർത്തിച്ചുള്ള ടാസ്‌ക്കുകളും പ്രക്രിയകളും സ്വയമേവ പൂർത്തിയാക്കാൻ സോഫ്റ്റ്‌വെയറും സാങ്കേതികവിദ്യയും ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഉൾപ്പെടുന്നു. ടിക്കറ്റ് ഉണ്ടാക്കൽ, റൂട്ടിംഗ്, അസൈൻമെൻ്റ്, മുൻഗണനാക്രമം, പ്രശ്നപരിഹാരം എന്നിവ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതും ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. ഈ ടാസ്‌ക്കുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ, ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ഏജൻ്റുമാർക്ക് കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണവും നിർണായകവുമായ പ്രശ്നങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാനും അവരുടെ ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയും തൊഴിൽ സംതൃപ്തിയും മെച്ചപ്പെടുത്താനും കഴിയും.

ആഗോള ടീമുകൾക്കുള്ള ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷന്റെ പ്രയോജനങ്ങൾ

ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷൻ നടപ്പിലാക്കുന്നതിലൂടെ നിരവധി ആനുകൂല്യങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നു, പ്രത്യേകിച്ചും ആഗോള ടീമുകളെ പിന്തുണയ്ക്കുന്ന ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്ക്:

• വർദ്ധിച്ച കാര്യക്ഷമത: ഓട്ടോമേഷൻ സ്വമേധയായുള്ള ടാസ്‌ക്കുകളിൽ ചെലവഴിക്കുന്ന സമയം കുറയ്ക്കുന്നു, ഇത് ഏജൻ്റുമാരെ കൂടുതൽ ടിക്കറ്റുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാനും പ്രശ്നങ്ങൾ വേഗത്തിൽ പരിഹരിക്കാനും അനുവദിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഭാഷാ വൈദഗ്ദ്ധ്യം അല്ലെങ്കിൽ സമയ മേഖല പരിരക്ഷ എന്നിവ അടിസ്ഥാനമാക്കി ടിക്കറ്റുകൾ സ്വയമേവ ഏജൻ്റുമാർക്ക് റൂട്ട് ചെയ്യുന്നത് വിവിധ പ്രദേശങ്ങളിലെ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് വേഗത്തിൽ പ്രതികരണ സമയം ഉറപ്പാക്കുന്നു.
• മെച്ചപ്പെട്ട ഉപഭോക്തൃ സംതൃപ്തി: വേഗത്തിലുള്ള പ്രശ്നപരിഹാരവും വ്യക്തിഗതമാക്കിയ പിന്തുണയും സന്തോഷകരമായ ഉപഭോക്താക്കളിലേക്ക് നയിക്കുന്നു. സെൽഫ് സർവീസ് പോർട്ടലുകളും ഓട്ടോമേറ്റഡ് നോളജ് ബേസ് നിർദ്ദേശങ്ങളും ഉപയോക്താക്കളെ സ്വന്തമായി പരിഹാരങ്ങൾ കണ്ടെത്താൻ സഹായിക്കുന്നു, ഇത് സംതൃപ്തി വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു. ഒന്നിലധികം ഭാഷകളിലുള്ള ഉപയോക്താക്കളുള്ള ഒരു മൾട്ടിനാഷണൽ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ കമ്പനി പരിഗണിക്കുക. ഒരു ഓട്ടോമേറ്റഡ് സിസ്റ്റത്തിന് അവരുടെ ബ്രൗസർ ക്രമീകരണങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ലൊക്കേഷൻ അടിസ്ഥാനമാക്കി പ്രാദേശികവൽക്കരിച്ച നോളജ് ബേസ് ലേഖനങ്ങളിലേക്ക് ഉപയോക്താക്കളെ നയിക്കാൻ കഴിയും.
• ചെലവ് കുറയ്ക്കുന്നു: ടാസ്‌ക്കുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിലൂടെയും കാര്യക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിലൂടെയും, ഓർഗനൈസേഷനുകൾക്ക് കൂടുതൽ ജീവനക്കാരുടെ ആവശ്യം കുറയ്ക്കാനും പ്രവർത്തന ചെലവുകൾ കുറയ്ക്കാനും കഴിയും. ഒന്നിലധികം സമയ മേഖലകൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്ന ഏജൻ്റുമാർക്കുള്ള അധിക സമയം കുറയ്ക്കുന്നതും ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.
• വർദ്ധിപ്പിച്ച സ്ഥിരത: ടിക്കറ്റ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഏജൻ്റ് ആരായാലും പ്രക്രിയകൾ സ്ഥിരമായി പിന്തുടരുന്നുവെന്ന് ഓട്ടോമേഷൻ ഉറപ്പാക്കുന്നു. ഇത് കൂടുതൽ വിശ്വസനീയവും പ്രവചിക്കാവുന്നതുമായ പിന്തുണാ ഫലങ്ങളിലേക്ക് നയിക്കുന്നു. സ്റ്റാൻഡേർഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ വിവിധ ആഗോള ഓഫീസുകളിലുടനീളമുള്ള പ്രതികരണ നിലവാരത്തിലെ പൊരുത്തക്കേടുകൾ ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു.
• മെച്ചപ്പെട്ട ഡാറ്റയും റിപ്പോർട്ടിംഗും: ടിക്കറ്റ് അളവ്, പ്രശ്നപരിഹാര സമയം, ഉപഭോക്തൃ സംതൃപ്തി എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള ഡാറ്റ ഓട്ടോമേറ്റഡ് സിസ്റ്റങ്ങൾ ശേഖരിക്കുന്നു, ഇത് ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് പ്രകടനം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള വിലപ്പെട്ട സ്ഥിതിവിവരക്കണക്കുകൾ നൽകുന്നു. ഈ ഡാറ്റ ട്രെൻഡുകൾ തിരിച്ചറിയാനും പ്രധാന അളവുകൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും ഡാറ്റാധിഷ്ഠിത തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാനും ഉപയോഗിക്കാം. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു പ്രത്യേക രാജ്യത്തിലെ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് ഒരു പ്രത്യേക സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഫീച്ചറുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് സ്ഥിരമായി പ്രശ്നങ്ങൾ നേരിടേണ്ടിവരുന്നുണ്ടെന്ന് ടിക്കറ്റ് ഡാറ്റ വിശകലനം ചെയ്താൽ, അത് ലക്ഷ്യമിട്ടുള്ള പരിശീലന സാമഗ്രികളുടെ വികസനം പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കും.
• മെച്ചപ്പെട്ട ഏജൻ്റ് മനോവീര്യം: സാധാരണ ടാസ്‌ക്കുകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നത് ഏജൻ്റുമാരെ കൂടുതൽ വെല്ലുവിളി നിറഞ്ഞതും പ്രതിഫലദായകവുമായ ജോലികളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു, ഇത് അവരുടെ തൊഴിൽ സംതൃപ്തി മെച്ചപ്പെടുത്തുകയും burnout കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ആഗോള ടീമുകളിൽ ഇത് വളരെ പ്രധാനമാണ്, കാരണം ഏജൻ്റുമാർക്ക് പിന്തുണ നൽകുന്നതിന് ദീർഘനേരം അല്ലെങ്കിൽ അസാധാരണമായ മണിക്കൂറുകൾ ജോലി ചെയ്യേണ്ടി വന്നേക്കാം.
• 24/7 പിന്തുണാ ശേഷികൾ: ഏജൻ്റുമാർ ലഭ്യമല്ലെങ്കിൽപ്പോലും ലോകമെമ്പാടുമുള്ള ഉപഭോക്താക്കൾക്കും ജീവനക്കാർക്കും 24/7 പിന്തുണ നൽകാൻ ഓട്ടോമേഷൻ ഓർഗനൈസേഷനുകളെ പ്രാപ്തരാക്കുന്നു. Chatbot-കളും ഓട്ടോമേറ്റഡ് നോളജ് ബേസ് സൊല്യൂഷനുകളും സാധാരണ ചോദ്യങ്ങൾക്ക് തൽക്ഷണ ഉത്തരങ്ങൾ നൽകാനും ഉപയോക്താക്കൾക്ക് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങളിലേക്ക് എപ്പോഴും ആക്സസ് ഉണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാനും കഴിയും.

ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷൻ സോഫ്റ്റ്‌വെയറിൻ്റെ പ്രധാന സവിശേഷതകൾ

ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷൻ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ തിരഞ്ഞെടുക്കുമ്പോൾ, താഴെ പറയുന്ന പ്രധാന സവിശേഷതകൾ പരിഗണിക്കുക:

• ടിക്കറ്റ് ഓട്ടോമേഷൻ: മുൻകൂട്ടി നിശ്ചയിച്ച നിയമങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ടിക്കറ്റ് ഉണ്ടാക്കുക, റൂട്ട് ചെയ്യുക, അസൈൻ ചെയ്യുക എന്നിവ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുക. ഇത് വിഷയത്തിലെ കീവേഡുകൾ, ഉപയോക്താവിൻ്റെ ലൊക്കേഷൻ അല്ലെങ്കിൽ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്ത പ്രശ്നത്തിന്റെ തരം എന്നിവ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാകാം.
• വർക്ക്ഫ്ലോ ഓട്ടോമേഷൻ: നിർദ്ദിഷ്ട പ്രക്രിയകൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഇഷ്ടമുള്ള വർക്ക്ഫ്ലോകൾ, ഉദാഹരണത്തിന്, തീവ്രതയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ടിക്കറ്റുകൾ വർദ്ധിപ്പിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ അവരുടെ ടിക്കറ്റ് നില മാറുമ്പോൾ ഉപയോക്താക്കൾക്ക് സ്വയമേവയുള്ള അറിയിപ്പുകൾ അയയ്ക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു വർക്ക്ഫ്ലോയ്ക്ക് ദിവസത്തിലെ സമയം പരിഗണിക്കാതെ, ഉൽപ്പാദന തടസ്സങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ടിക്കറ്റുകൾ സ്വയമേവ ഓൺ-കോൾ എഞ്ചിനീയർക്ക് കൈമാറാൻ കഴിയും.
• സെൽഫ്-സർവീസ് പോർട്ടൽ: ഉപയോക്താക്കൾക്ക് ടിക്കറ്റുകൾ സമർപ്പിക്കാനും അവരുടെ പുരോഗതി ട്രാക്കുചെയ്യാനും പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങളുടെയും ട്രബിൾഷൂട്ടിംഗ് ഗൈഡുകളുടെയും ഒരു വിജ്ഞാന അടിത്തറ ആക്സസ് ചെയ്യാനും കഴിയുന്ന ഉപയോക്തൃ-സൗഹൃദ പോർട്ടൽ. ആഗോള ഉപയോക്തൃ അടിത്തറയ്ക്ക് അനുയോജ്യമായ രീതിയിൽ പോർട്ടൽ ഒന്നിലധികം ഭാഷകളിൽ ലഭ്യമായിരിക്കണം.
• വിജ്ഞാന അടിത്തറ: സാധാരണ ചോദ്യങ്ങൾക്കുള്ള ഉത്തരങ്ങൾ നൽകുന്ന ലേഖനങ്ങളുടെയും പതിവുചോദ്യങ്ങളുടെയും ഒരു വലിയ ശേഖരം. കൃത്യതയും പ്രസക്തിയും ഉറപ്പാക്കാൻ വിജ്ഞാന അടിത്തറ പതിവായി അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുകയും പരിപാലിക്കുകയും വേണം.
• Chatbot-കൾ: സാധാരണ ചോദ്യങ്ങൾക്ക് തൽക്ഷണ ഉത്തരം നൽകാനും അടിസ്ഥാന ടാസ്‌ക്കുകളിൽ ഉപയോക്താക്കളെ സഹായിക്കാനും കഴിയുന്ന AI-പവർ Chatbot-കൾ. 24/7 പിന്തുണ നൽകുന്നതിനും ഉയർന്ന അളവിലുള്ള അന്വേഷണങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും Chatbot-കൾ പ്രത്യേകിച്ചും ഉപയോഗപ്രദമാകും.
• റിപ്പോർട്ടിംഗും അനലിറ്റിക്സും: പ്രധാന അളവുകൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യാനും ട്രെൻഡുകൾ തിരിച്ചറിയാനും ഓട്ടോമേഷൻ ശ്രമങ്ങളുടെ ഫലപ്രാപ്തി അളക്കാനുമുള്ള ശക്തമായ റിപ്പോർട്ടിംഗും അനലിറ്റിക്സ് ശേഷികളും ഉണ്ടായിരിക്കണം.
• മറ്റ് സിസ്റ്റങ്ങളുമായുള്ള സംയോജനം: വർക്ക്ഫ്ലോകൾ കാര്യക്ഷമമാക്കുന്നതിനും ഡാറ്റ ദൃശ്യപരത മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനും CRM, ERP, HR സോഫ്റ്റ്‌വെയർ പോലുള്ള മറ്റ് ബിസിനസ് സിസ്റ്റങ്ങളുമായുള്ള സംയോജനം ആവശ്യമാണ്. ആപ്ലിക്കേഷനുകൾക്കിടയിൽ മാറേണ്ടതില്ലാത്ത രീതിയിൽ വിവിധ സിസ്റ്റങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള പ്രസക്തമായ വിവരങ്ങൾ ആക്സസ് ചെയ്യാൻ ഇത് ഏജൻ്റുമാരെ അനുവദിക്കുന്നു.
• ಬಹುഭാಷಾ പിന്തുണ: ഉപയോക്തൃ ഇൻ്റർഫേസ്, വിജ്ഞാന അടിത്തറ, Chatbot എന്നിവയുൾപ്പെടെ ഒന്നിലധികം ഭാഷകളെ പിന്തുണയ്ക്കാനുള്ള കഴിവ് ഉണ്ടായിരിക്കണം.
• സമയ മേഖലയെക്കുറിച്ചുള്ള അവബോധം: ഉപയോക്താവിൻ്റെ സമയ മേഖലയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ടൈംസ്റ്റാമ്പുകളും ഷെഡ്യൂളുകളും സ്വയമേവ ക്രമീകരിക്കാനുള്ള കഴിവ് ഉണ്ടായിരിക്കണം. ഉപയോക്താക്കൾക്ക് കൃത്യസമയത്ത് അപ്‌ഡേറ്റുകളും അറിയിപ്പുകളും ലഭിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ ഇത് നിർണായകമാണ്.

ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷൻ നടപ്പിലാക്കുന്നു: ഒരു ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ഗൈഡ്

ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷൻ നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് ശ്രദ്ധാപൂർവ്വമായ ആസൂത്രണവും നിർവ്വഹണവും ആവശ്യമാണ്. ആരംഭിക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്ന ഒരു ഘട്ടം ഘട്ടമായുള്ള ഗൈഡ് ഇതാ:

1. നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യങ്ങളും ഉദ്ദേശ്യങ്ങളും നിർവ്വചിക്കുക: ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷൻ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങൾ എന്താണ് നേടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നത്? പ്രശ്നപരിഹാര സമയം കുറയ്ക്കുക, ഉപഭോക്തൃ സംതൃപ്തി മെച്ചപ്പെടുത്തുക അല്ലെങ്കിൽ ചിലവ് കുറയ്ക്കുക എന്നിവയാണോ നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യം? നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ വ്യക്തമായി നിർവചിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ ശ്രമങ്ങൾക്ക് മുൻഗണന നൽകാനും നിങ്ങളുടെ വിജയം അളക്കാനും സഹായിക്കും.
2. നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ വിശകലനം ചെയ്യുക: ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്ന ആവർത്തിച്ചുള്ള ടാസ്‌ക്കുകളും പ്രക്രിയകളും തിരിച്ചറിയുക. നിങ്ങളുടെ നിലവിലെ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ മാപ്പ് ചെയ്യുകയും തടസ്സങ്ങളും മെച്ചപ്പെടുത്താനുള്ള മേഖലകളും കണ്ടെത്തുകയും ചെയ്യുക.
3. ശരിയായ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ തിരഞ്ഞെടുക്കുക: നിങ്ങളുടെ പ്രത്യേക ആവശ്യകതകളും ആവശ്യങ്ങളും നിറവേറ്റുന്ന ഒരു ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷൻ പരിഹാരം തിരഞ്ഞെടുക്കുക. വ്യത്യസ്ത ഓപ്ഷനുകളുടെ സവിശേഷതകൾ, അളവുകൾ, സംയോജന ശേഷികൾ എന്നിവ പരിഗണിക്കുക. വിലനിർണ്ണയ മോഡലുകൾ, പിന്തുണ ലഭ്യത, വെണ്ടറുടെ പ്രശസ്തി തുടങ്ങിയ ഘടകങ്ങൾ പരിഗണിക്കുക.
4. സിസ്റ്റം ക്രമീകരിക്കുക: നിങ്ങളുടെ പ്രത്യേക വർക്ക്ഫ്ലോകൾക്കും ആവശ്യകതകൾക്കും അനുയോജ്യമായ രീതിയിൽ സിസ്റ്റം ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കുക. ടിക്കറ്റ് റൂട്ടിംഗ് നിയമങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുക, ഓട്ടോമേറ്റഡ് വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ഉണ്ടാക്കുക, സെൽഫ്-സർവീസ് പോർട്ടലുകളും വിജ്ഞാന അടിത്തറകളും സജ്ജീകരിക്കുക.
5. നിങ്ങളുടെ ഏജൻ്റുമാരെ പരിശീലിപ്പിക്കുക: പുതിയ സിസ്റ്റം എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാമെന്ന് നിങ്ങളുടെ ഏജൻ്റുമാർക്ക് സമഗ്രമായ പരിശീലനം നൽകുക. ഓട്ടോമേഷന്റെ ഗുണങ്ങളും അത് അവരുടെ ജോലികൾ എളുപ്പമാക്കുന്നത് എങ്ങനെയെന്നും ഊന്നിപ്പറയുക.
6. ശരിയായി പരീക്ഷിക്കുക: എല്ലാ ഉപയോക്താക്കൾക്കും സിസ്റ്റം പുറത്തിറക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, അത് ശരിയായി പ്രവർത്തിക്കുന്നുണ്ടെന്നും അപ്രതീക്ഷിത പ്രശ്നങ്ങളൊന്നുമില്ലെന്നും ഉറപ്പാക്കാൻ നന്നായി പരിശോധിക്കുക.
7. നിരീക്ഷിക്കുകയും ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുകയും ചെയ്യുക: സിസ്റ്റത്തിന്റെ പ്രകടനം തുടർച്ചയായി നിരീക്ഷിക്കുകയും ആവശ്യമനുസരിച്ച് ക്രമീകരണങ്ങൾ വരുത്തുകയും ചെയ്യുക. പ്രശ്നപരിഹാര സമയം, ഉപഭോക്തൃ സംതൃപ്തി തുടങ്ങിയ പ്രധാന അളവുകൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുക, കൂടാതെ മെച്ചപ്പെടുത്താനുള്ള മേഖലകൾ തിരിച്ചറിയാൻ ഈ ഡാറ്റ ഉപയോഗിക്കുക.
8. അഭിപ്രായം ശേഖരിക്കുക: സിസ്റ്റം മെച്ചപ്പെടുത്താൻ കഴിയുന്ന മേഖലകൾ തിരിച്ചറിയാൻ ഉപയോക്താക്കളിൽ നിന്നും ഏജൻ്റുമാരിൽ നിന്നും പതിവായി അഭിപ്രായം തേടുക. നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ പരിഷ്കരിക്കുന്നതിനും ഉപയോക്തൃ അനുഭവം ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നതിനും ഈ ഫീഡ്‌ബാക്ക് ഉപയോഗിക്കുക.

ആഗോള പരിതസ്ഥിതിയിൽ ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷനായുള്ള മികച്ച രീതികൾ

ആഗോള പരിതസ്ഥിതിയിൽ ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷന്റെ ആനുകൂല്യങ്ങൾ വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിന്, ഇനി പറയുന്ന മികച്ച രീതികൾ പരിഗണിക്കുക:

• ಬಹುഭാಷಾ പിന്തുണയ്ക്ക് മുൻഗണന നൽകുക: നിങ്ങളുടെ ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് സോഫ്റ്റ്‌വെയറും വിജ്ഞാന അടിത്തറയും ഒന്നിലധികം ഭാഷകളിൽ ലഭ്യമാണെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക. ഇത് ഉപയോക്താക്കൾക്ക് അവരുടെ മാതൃഭാഷയിൽ പിന്തുണ നൽകാനും അവരുടെ അനുഭവം മെച്ചപ്പെടുത്താനും ആശയവിനിമയ തടസ്സങ്ങൾ കുറയ്ക്കാനും നിങ്ങളെ സഹായിക്കും. കൃത്യതയും സാംസ്കാരികമായ അനുയോജ്യതയും ഉറപ്പാക്കാൻ പ്രൊഫഷണൽ വിവർത്തന സേവനങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക.
• സമയ മേഖലകൾ കണക്കിലെടുക്കുക: ഉപയോക്താവിൻ്റെ സമയ മേഖലയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ടൈംസ്റ്റാമ്പുകളും ഷെഡ്യൂളുകളും സ്വയമേവ ക്രമീകരിക്കുന്നതിന് നിങ്ങളുടെ സിസ്റ്റം ക്രമീകരിക്കുക. ഉപയോക്താക്കൾക്ക് കൃത്യസമയത്ത് അപ്‌ഡേറ്റുകളും അറിയിപ്പുകളും ലഭിക്കുന്നുണ്ടെന്ന് ഇത് ഉറപ്പാക്കും. ലോകമെമ്പാടുമുള്ള വിവിധ ടീമുകൾ അതത് പ്രവൃത്തി സമയങ്ങളിൽ ടിക്കറ്റുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന ഫോളോ-ദി-സൺ പിന്തുണാ തന്ത്രങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുക.
• വ്യത്യസ്ത പ്രദേശങ്ങൾക്കായി വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കുക: വ്യത്യസ്ത പ്രദേശങ്ങളുടെ പ്രത്യേക ആവശ്യങ്ങൾ നിറവേറ്റുന്നതിനായി നിങ്ങളുടെ വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ക്രമീകരിക്കുക. ടിക്കറ്റ് റൂട്ടിംഗ് നിയമങ്ങൾ ക്രമീകരിക്കുന്നത്, പ്രാദേശികവൽക്കരിച്ച വിജ്ഞാന അടിത്തറ ലേഖനങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കുന്നത് അല്ലെങ്കിൽ വ്യത്യസ്ത ഭാഷകളിൽ പിന്തുണ നൽകുന്നത് ഇതിൽ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം. ഉദാഹരണത്തിന്, നിയന്ത്രണ പാലിക്കൽ ആവശ്യകതകൾ രാജ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് വ്യത്യാസപ്പെടാം, അതിനാൽ ചില തരത്തിലുള്ള പ്രശ്നങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് വ്യത്യസ്ത വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ആവശ്യമാണ്.
• സാംസ്കാരിക സംവേദനക്ഷമത പരിശീലനം നൽകുക: സാംസ്കാരിക വ്യത്യാസങ്ങളെക്കുറിച്ച് അവബോധം നൽകാനും വ്യത്യസ്ത പശ്ചാത്തലങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള ഉപയോക്താക്കളുമായി ഫലപ്രദമായി ആശയവിനിമയം നടത്താനും നിങ്ങളുടെ ഏജൻ്റുമാരെ പരിശീലിപ്പിക്കുക. തെറ്റിദ്ധാരണകൾ ഒഴിവാക്കാനും ഉപയോക്താക്കളുമായി നല്ല ബന്ധം സ്ഥാപിക്കാനും ഇത് അവരെ സഹായിക്കും.
• ഒരു ആഗോള വിജ്ഞാന അടിത്തറ ഉപയോഗിക്കുക: അവരുടെ സ്ഥാനം പരിഗണിക്കാതെ എല്ലാ ഉപയോക്താക്കൾക്കും ആക്സസ് ചെയ്യാവുന്ന ഒരു കേന്ദ്രീകൃത വിജ്ഞാന അടിത്തറ ഉണ്ടാക്കുക. കൃത്യതയും പ്രസക്തിയും ഉറപ്പാക്കാൻ വിജ്ഞാന അടിത്തറ പതിവായി അപ്‌ഡേറ്റ് ചെയ്യുകയും പരിപാലിക്കുകയും ചെയ്യുക. ഉപയോക്താക്കൾക്ക് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ കണ്ടെത്തുന്നത് എളുപ്പമാക്കാൻ സ്ഥിരമായ ടാക്സോണമി, ടാഗിംഗ് സിസ്റ്റം എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുക.
• ശക്തമായ ഒരു എസ്കലേഷൻ പ്രക്രിയ നടപ്പിലാക്കുക: സങ്കീർണ്ണമായ അല്ലെങ്കിൽ അടിയന്തിര പ്രശ്നങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന് വ്യക്തമായ ഒരു എസ്കലേഷൻ പ്രക്രിയ സ്ഥാപിക്കുക. വ്യക്തമായ ആശയവിനിമയ മാർഗ്ഗങ്ങളുണ്ടെന്നും ടിക്കറ്റുകൾ കൃത്യ സമയത്ത് ഉചിതമായ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്ക് കൈമാറ്റം ചെയ്യപ്പെടുന്നുണ്ടെന്നും ഉറപ്പാക്കുക.
• പ്രകടനം നിരീക്ഷിക്കുകയും ഫീഡ്‌ബാക്ക് ശേഖരിക്കുകയും ചെയ്യുക: നിങ്ങളുടെ ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌കിൻ്റെ പ്രകടനം തുടർച്ചയായി നിരീക്ഷിക്കുകയും ഉപയോക്താക്കളിൽ നിന്നും ഏജൻ്റുമാരിൽ നിന്നും ഫീഡ്‌ബാക്ക് ശേഖരിക്കുകയും ചെയ്യുക. മെച്ചപ്പെടുത്താനുള്ള മേഖലകൾ തിരിച്ചറിയാനും നിങ്ങളുടെ ഓട്ടോമേഷൻ ശ്രമങ്ങൾ ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യാനും ഈ ഡാറ്റ ഉപയോഗിക്കുക. ലോകമെമ്പാടുമുള്ള വിവിധ ഉപയോക്തൃ ഗ്രൂപ്പുകളിൽ നിന്ന് ഫീഡ്‌ബാക്ക് ശേഖരിക്കുന്നതിന് സർവേകൾ, ഫോക്കസ് ഗ്രൂപ്പുകൾ, മറ്റ് രീതികൾ എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുക.
• AI-യും മെഷീൻ ലേണിംഗും പ്രയോജനപ്പെടുത്തുക: ടാസ്‌ക്കുകൾ കൂടുതൽ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാനും ഉപയോക്തൃ അനുഭവം മെച്ചപ്പെടുത്താനും AI-യും മെഷീൻ ലേണിംഗും പ്രയോജനപ്പെടുത്താനുള്ള അവസരങ്ങൾ കണ്ടെത്തുക. ഉദാഹരണത്തിന്, വ്യക്തിഗതമാക്കിയ പിന്തുണ നൽകുന്നതിന് നിങ്ങൾക്ക് AI-പവർഡ് Chatbot-കൾ ഉപയോഗിക്കാം അല്ലെങ്കിൽ ടിക്കറ്റ് അളവ് പ്രവചിക്കാനും അതനുസരിച്ച് ഉറവിടങ്ങൾ അനുവദിക്കാനും മെഷീൻ ലേണിംഗ് ഉപയോഗിക്കാം.

ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷന്റെ യഥാർത്ഥ ലോക ഉദാഹരണങ്ങൾ

പ്രശ്‌നപരിഹാരത്തിനുള്ള വർക്ക്ഫ്ലോകൾ കാര്യക്ഷമമാക്കാൻ ഓർഗനൈസേഷനുകൾ ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ഓട്ടോമേഷൻ എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കുന്നു എന്നതിൻ്റെ ചില യഥാർത്ഥ ലോക ഉദാഹരണങ്ങൾ ഇതാ:

• ഒരു ആഗോള IT സേവന ദാതാവ് ലോകമെമ്പാടുമുള്ള ക്ലയന്റുകളിൽ നിന്നുള്ള ഉയർന്ന അളവിലുള്ള പിന്തുണാ ടിക്കറ്റുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ഓട്ടോമേഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു. ക്ലയൻ്റിൻ്റെ ലൊക്കേഷനും റിപ്പോർട്ട് ചെയ്ത പ്രശ്നത്തിൻ്റെ തരവും അടിസ്ഥാനമാക്കി കമ്പനി ഓട്ടോമേറ്റഡ് ടിക്കറ്റ് റൂട്ടിംഗ് നടപ്പിലാക്കിയിട്ടുണ്ട്. ഇത് പ്രശ്നപരിഹാര സമയം ഗണ്യമായി കുറയ്ക്കുന്നതിനും ഉപഭോക്തൃ സംതൃപ്തി മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനും കാരണമായി.
• ഒരു മൾട്ടിനാഷണൽ മാനുഫാക്ചറിംഗ് കമ്പനി അതിൻ്റെ ആന്തരിക ജീവനക്കാരെ പിന്തുണയ്ക്കുന്നതിന് ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ഓട്ടോമേഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു. ജീവനക്കാർക്ക് ടിക്കറ്റുകൾ സമർപ്പിക്കാനും അവരുടെ പുരോഗതി ട്രാക്കുചെയ്യാനും പതിവായി ചോദിക്കുന്ന ചോദ്യങ്ങളുടെയും ട്രബിൾഷൂട്ടിംഗ് ഗൈഡുകളുടെയും ഒരു വിജ്ഞാന അടിത്തറ ആക്സസ് ചെയ്യാനും കഴിയുന്ന ഒരു സെൽഫ്-സർവീസ് പോർട്ടൽ കമ്പനി ഉണ്ടാക്കിയിട്ടുണ്ട്. ഇത് IT പിന്തുണാ ടീമിൻ്റെ ജോലിഭാരം കുറയ്ക്കുകയും പ്രശ്നങ്ങൾ സ്വയം പരിഹരിക്കാൻ ജീവനക്കാരെ പ്രാപ്തരാക്കുകയും ചെയ്തു.
• ഒരു ആഗോള ഇ-കൊമേഴ്‌സ് കമ്പനി അതിൻ്റെ ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് 24/7 പിന്തുണ നൽകുന്നതിന് ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ഓട്ടോമേഷൻ ഉപയോഗിക്കുന്നു. സാധാരണ ചോദ്യങ്ങൾക്ക് തൽക്ഷണ ഉത്തരങ്ങൾ നൽകാനും അടിസ്ഥാന ടാസ്‌ക്കുകളിൽ ഉപഭോക്താക്കളെ സഹായിക്കാനും കഴിയുന്ന AI-പവർഡ് Chatbot-കൾ കമ്പനി നടപ്പിലാക്കിയിട്ടുണ്ട്. അധിക ജീവനക്കാരെ നിയമിക്കാതെ തന്നെ ഈ കമ്പനിക്ക് മുഴുവൻ സമയവും പിന്തുണ നൽകാൻ ഇത് സഹായിച്ചു.

ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷന്റെ ഭാവി

AI, മെഷീൻ ലേണിംഗ്, ക്ലൗഡ് കമ്പ്യൂട്ടിംഗ് എന്നിവയിലെ തുടർച്ചയായ മുന്നേറ്റങ്ങളോടെ ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷന്റെ ഭാവി ശോഭനമാണ്. വരും വർഷങ്ങളിൽ കൂടുതൽ സങ്കീർണ്ണമായ ഓട്ടോമേഷൻ ശേഷികൾ നമുക്ക് പ്രതീക്ഷിക്കാം, ഇനി പറയുന്നവ ഉൾപ്പെടെ:

• പ്രവചനപരമായ അനലിറ്റിക്സ്: സംഭവിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് സാധ്യമായ പ്രശ്നങ്ങൾ പ്രവചിക്കാൻ ഡാറ്റ ഉപയോഗിക്കുന്നു, ഇത് ഓർഗനൈസേഷനുകളെ അവയെ മുൻകൂട്ടി പരിഹരിക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു ഹാർഡ്‌വെയർ തകരാറിൻ്റെ സൂചന നൽകുന്ന പാറ്റേണുകൾ തിരിച്ചറിയാൻ സിസ്റ്റം ലോഗുകൾ വിശകലനം ചെയ്യുന്നു.
• വ്യക്തിഗതമാക്കിയ പിന്തുണ: ഉപയോക്താവിൻ്റെ വ്യക്തിഗത ആവശ്യങ്ങൾക്കും മുൻഗണനകൾക്കും അനുസരിച്ച് വളരെ വ്യക്തിഗതമാക്കിയ പിന്തുണ നൽകുന്നു. ഉപയോക്താവിൻ്റെ പ്രത്യേക സാഹചര്യത്തിനനുസരിച്ച് വിജ്ഞാന അടിത്തറ ലേഖനങ്ങൾ, Chatbot പ്രതികരണങ്ങൾ, ഏജൻ്റുമായുള്ള ഇടപെടലുകൾ എന്നിവ ക്രമീകരിക്കുന്നത് ഇതിൽ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം.
• സ്വയംഭരണപരമായ പ്രശ്നപരിഹാരം: മനുഷ്യ ഇടപെടലില്ലാതെ ചില തരത്തിലുള്ള പ്രശ്നങ്ങൾ സ്വയമേവ പരിഹരിക്കുന്നു. പാസ്‌വേഡുകൾ പുനഃസജ്ജമാക്കുക അല്ലെങ്കിൽ സേവനങ്ങൾ പുനരാരംഭിക്കുക പോലുള്ള സാധാരണ പ്രശ്നങ്ങൾ കണ്ടെത്താനും പരിഹരിക്കാനും AI ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഇതിൽ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം.
• തടസ്സമില്ലാത്ത സംയോജനം: ഏകീകൃതവും കാര്യക്ഷമവുമായ അനുഭവം സൃഷ്ടിക്കുന്നതിന് മറ്റ് ബിസിനസ് സിസ്റ്റങ്ങളുമായി ഹെൽപ്പ് ഡെസ്ക് ഓട്ടോമേഷൻ സംയോജിപ്പിക്കുന്നു. ഉപഭോക്താവിൻ്റെയോ ജീവനക്കാരൻ്റെയോ പൂർണ്ണമായ കാഴ്ച നൽകുന്നതിന് CRM, ERP, HR സിസ്റ്റങ്ങളുമായി സംയോജിപ്പിക്കുന്നത് ഇതിൽ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം.

ഉപസംഹാരം

പ്രശ്‌നപരിഹാരത്തിനുള്ള വർക്ക്ഫ്ലോകൾ കാര്യക്ഷമമാക്കാനും ഉപഭോക്തൃ സംതൃപ്തി മെച്ചപ്പെടുത്താനും ചെലവ് കുറയ്ക്കാനും സഹായിക്കുന്ന ശക്തമായ ഉപകരണമാണ് ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ഓട്ടോമേഷൻ. ചിന്താപൂർവ്വം തന്ത്രപരമായും ഓട്ടോമേഷൻ നടപ്പിലാക്കുന്നതിലൂടെ, ബിസിനസ്സുകൾക്ക് അവരുടെ ആഗോള ടീമുകളെ ശാക്തീകരിക്കാനും ലോകമെമ്പാടുമുള്ള ഉപഭോക്താക്കൾക്കും ജീവനക്കാർക്കും മികച്ച പിന്തുണാ അനുഭവങ്ങൾ നൽകാനും കഴിയും. ഓട്ടോമേഷൻ സ്വീകരിക്കുന്നത് ഇനി ഒരു ഓപ്ഷണൽ കാര്യമല്ല; ഇന്നത്തെ ആഗോള വിപണിയിൽ മത്സരശേഷിയുള്ളവരായിരിക്കാൻ ഇത് അത്യാവശ്യമാണ്. നിങ്ങളുടെ സ്ഥാപനത്തിൽ ഹെൽപ്പ് ഡെസ്‌ക് ഓട്ടോമേഷന്റെ ആനുകൂല്യങ്ങൾ വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിന് ಬಹುഭാഷാ പിന്തുണയ്ക്ക് മുൻഗണന നൽകാനും സമയ മേഖലകൾ കണക്കിലെടുക്കാനും വ്യത്യസ്ത പ്രദേശങ്ങൾക്കായി വർക്ക്ഫ്ലോകൾ ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാനും പ്രകടനം തുടർച്ചയായി നിരീക്ഷിക്കാനും ഓർമ്മിക്കുക.